半岛体育官方关于疫情阶段医疗物资海外采购流程规范指引

　　半岛体育官方关于疫情阶段医疗物资海外采购流程规范指引目前，国内处于新型冠状病毒疫情防疫阶段，医疗物资包括医用口罩、医用防护服、护目镜等均处于紧缺状态，国内采购上述医疗物资存在一定的困难和障碍。为解决上述国内医疗物资紧缺的现状，社会各界爱心人士，包括各基金会，均在考虑及实施海外医疗物资采购。

　　北京市浩天信和律师事务所自疫情发生以来，组成慈善公益法律援助小组，为公益慈善组织提供义务法律服务。通过这段时间的实践和总结，制定和编撰了《疫情阶段慈善公益组织医疗物资海外采购流程规范指引》（下称“规范指引”），供各慈善公益组织（下称“采购方”）在进行采购时予以参考。

　　《规范指引》涉及六个阶段，分别为基础性资料与文件准备阶段、律师尽职调查阶段、与供货商磋商阶段、与供货商订立合同阶段、质量检验阶段及付款和配送阶段。

　　在采购医疗物资时，采购方应先要求物资供应商填写供应商信息表（详见附件1），并提供相关证明材料，包括但不限于：

　　提供海外公司主体资质证明（公司注册登记证相关材料，以兹证明公司合法存续）；有年报（Annual Report）要求的国家，必须提供其在本国的最新的年报；

　　发货地、供应商（工厂）名称及相关注册信息（见本项下（1）款）。如供应商（工厂）与签约实体不符，请要求其提供二者合作协议，或对外信件，以兹证明供货关系；

　　产品的标准证明/如其声称符合某项通用的国际标准（如欧盟标准等），则要求其提供书面声明，以及免责条款；

　　除提供上述基础性文件后，如有可能，应尽可能要求供应商对物资进行拍照或录制视频，拍照及录制中应尽可能体现物资的外观、型号、标准、存储状况等。

　　1. 采购方的律师在收到上述基础性材料后，完成资料的梳理、分类，展开检索信息工作，并出具相应的《尽职调查报告》；

　　供应商基础信息，包括公司名称、性质、注册地、联系方式、注册资本、股权结构（如有）、涉诉信息（如有）、信用信息（如有）、处罚信息（如有）等；

　　在采购方具有内部有权决议机构通过的情况下半岛体育，对于大额订单（超过人民币100万元），采购方应在内部通过决议的情况下，且在成本控制的前提下（注：可通过会议决定，多少金额的订单需要履行此流程，且此项支出成本控制在多少金额之内），聘请发货地律师进行现场尽职调查，范围包括：存货数量，物流安排，通过文件准备等。要求外方律师必须在一定时间范围内完成现场尽调。此项尽调及支出可以对外披露，以规避风险。

　　采购方应在收到律师出具的《尽职调查报告》后的合理时间内完成内部审核。审核通过后，采购方与供货磋商相关事宜，包括物资的种类、标准、数量、价格、发货地、运输方式、保险、付款方式等。

　　在完成“三、与供货商磋商阶段”后，采购方应与供货商进行沟通，是否需要采购方出具相应的合同。具体如下：

　　如供货商提供合同文本，采购方律师将对供货商提供的合同文本进行审阅、修改及提出相关意见，发送至采购方进行审阅；

　　如需采购方提供合同文本，采购方律师将根据交易的内容、习惯等确定合同文本，发送至采购方进行审阅；

　　合同签订完毕后，采购方应将签署的合同反馈给律师（扫描件），律师进行留档、备存，以备未来进行相应的风险控制半岛体育。同时，采购方应当将合同原件（纸质）进行相应的文档管理，留档、备存。

　　提请注意，所有签订的合同均应当是以书面（纸质）的形式签订的，供货商系海外公司，则应要求其负责人签字。在签署合同后，最终一定要获得书面（纸质）的合同，予以留存。同时，还应当注意合同中关于“不可抗力”条款的描述，应当注意“疫情”阶段，供货方以“不可抗力”作为法定免责事由，进行恶意违约。

　　提请注意，鉴于目前的情况半岛体育，交易的重点应是医疗物资本身，故而应当着重考察及审核物资的质量、标准等情况，确保物资是符合国家标准要求或是符合当前需求的。物资质量及标准上的瑕疵，会直接导致采购失败的结果。

　　本《规范指引》是在目前特定情况下制定的，其目的系协助采购方规范采购流程，避免相应的法律风险，尽可能协助采购方在采购过程中做到合法、合规。与此同时，采购方在参照《规范指引》时，还应当根据采购方自身情况、供货方情况及医疗物资情况进行相应的调整，以符合客观实际情况。